生成AIの時代での会議の新しい進め方

この記事のポイント

• 生成AIの導入により、会議準備・進行・記録のすべてが効率化されている。
• リアルタイム議事録や自動要約などにより、会議の生産性が大幅に向上している。
• 今後の会議は、AIのサポートを活かした戦略的な意思決定の場として進化していく。

はじめに：生成AIが変える会議のあり方

これまでの会議は、長時間にわたり参加者が意見を出し合うにも関わらず、明確な結論が出にくい、議事録作成に手間がかかる、参加者の集中力が続かないといった問題がありました。しかし、ChatGPTをはじめとした生成AIの登場により、こうした課題が急速に解消されつつあります。

生成AIは、単なるツールではなく、会議における新しい「参加者」として、私たちの働き方を根本から変えようとしています。

AIによる議題準備とアジェンダ作成

生成AIは、会議の前段階からすでに活躍しています。過去の議事録や関連ドキュメントをもとに、適切な議題やアジェンダを自動的に作成することができます。例えば、プロジェクト進行会議では、直近の進捗や課題をAIが抽出し、重要なトピックを提示します。

これにより、事前準備にかかる時間が短縮され、参加者は議論に集中できる状態で会議に臨むことができます。

リアルタイムでの議事録生成と要約

会議中には、AIがリアルタイムで発言を記録し、自動的に議事録を生成することができます。これにより、メモ取りに集中する必要がなくなり、参加者は議論そのものに集中できます。

また、AIは重要ポイントを自動で要約するため、後から見返す際も非常に効率的です。たとえば、Zoomなどのオンライン会議ツールと連携して使うことで、会議終了直後に要点をまとめたレポートが届くようになっています。

会議中のAIファシリテーターの役割

生成AIは、会議のファシリテーターとしても力を発揮します。議論が脱線しそうな時に本筋に戻す提案をしたり、意見が出ていない参加者に発言を促すアドバイスを提供することが可能です。

こうしたAIファシリテーターの存在により、会議はより建設的でバランスの取れたものになります。特に多国籍チームやリモートワーク環境下では、こうした機能の重要性が高まっています。

会議後の自動フォローアップとタスク管理

会議が終了した後も、生成AIは活躍を続けます。議事録からタスクを自動抽出し、関係者に共有したり、スケジュール管理ツールと連携してリマインド通知を送ったりすることが可能です。

たとえば、プロジェクト管理ツールと連携することで、タスク管理が自動化され、会議の成果が実行へと確実につながります。

生成AIによる課題と注意点

一方で、生成AIに頼りすぎることによる課題も無視できません。AIが誤った情報を記録してしまうリスクや、発言の文脈を正確に理解できないこともあります。

また、個人情報や機密情報の取り扱いには細心の注意が必要です。したがって、AIを活用する際には、最終確認を人間が行う、プライバシー管理を徹底するといった体制が重要になります。

まとめ　：AIと人間の共創で進化する会議文化

めの高度な場へと変わりつつあります。AIが補助的役割を果たすことで、人間はより創造的な思考に集中できるようになります。

今後の会議は、「人間の創造力」と「AIの情報処理能力」が融合する、新たなコラボレーションの形を象徴する場となるでしょう。