AIで会議が変わるこれからの会議の進め方

この記事のポイント

• AAI技術の進化により、会議の準備・進行・記録の方法が劇的に変化。
• ア効率的で生産性の高い会議を実現するために、AIツールの活用が不可欠に。
• 聞今後の会議は、AIと人間の協業によってよりスマートで目的達成型のスタイルへとシフト

会議の課題とAIの可能性

従来の会議は、長時間にわたるわりに結論が出ない、議論が脱線する、記録が曖昧など、非効率な側面が多く指摘されてきました。こうした課題に対し、AIの導入が一つの解決策として注目されています。近年では、議事録作成AIや議題整理ツール、スケジューリングAIなど、多種多様なツールが登場しています。

たとえば、音声認識技術を活用した「Notta」や「Otter.ai」といったツールは、会話をリアルタイムでテキスト化し、後から要点を整理することも可能です。これにより、人手による記録の負担が大幅に軽減され、会議中の集中力を高める効果があります。

AIが変える会議の準備プロセス

会議の準備においても、AIは力を発揮します。たとえば、Googleカレンダーと連携したスケジューリングAIは、参加者全員の空き時間を分析し、自動で最適な時間を提案します。また、事前に議題を整理するAIツールは、関連する資料や過去の会議内容を自動でピックアップし、参加者に共有することができます。

これにより、会議当日までの準備時間を短縮し、参加者が議論すべき内容に集中できるようになります。実際、あるIT企業ではAIを活用することで、会議準備にかかる時間を30％削減することに成功しています。

会議中のAI活用例

会議中にもAIは活躍します。たとえば、リアルタイムで発言内容を要約し、ホワイトボード代わりに使えるAIアシスタントが登場しています。また、議論のトーンや参加者の感情を解析し、議論の活性化や脱線の防止にも活用されています。

実際、あるマーケティング企業では、AIが会話の傾向を解析し「発言が少ないメンバーへの発言促し」を提示する機能を導入。これにより、会議がより公平で活発なものになったと報告されています。

会議後のフォローアップもAIで効率化

会議後の議事録作成やToDo管理にもAIが力を発揮します。議事録自動生成ツールは、重要な発言や決定事項を要約し、Slackやメールで自動配信します。また、AIタスクマネージャーは、会議中に話されたタスクを自動で洗い出し、担当者を割り当てることも可能です。

これにより、「言った言わない」などのトラブルが減少し、アクションに移しやすくなるため、会議の成果がより明確になります。

AIと人間の協業がこれからの鍵

すべてをAIに任せるのではなく、人間の判断とAIの分析能力を組み合わせることが、これからの会議の進め方のポイントです。AIはデータの処理と整理が得意ですが、最終的な意思決定や感情の読み取りは人間にしかできない部分もあります。

そのため、AIをアシスタントとして活用し、議論の質とスピードを高めることが理想的なスタイルといえるでしょう。

まとめ：これからの会議は「スマート化」が鍵

AIの進化によって、これまでの非効率な会議から脱却し、よりスピーディーかつ目的達成型の会議スタイルが求められています。会議の前・中・後にAIを適切に取り入れることで、無駄を省き、生産性の高い時間へと変えることが可能です。今後は、AIとの協業を前提とした会議設計が、企業の競争力を左右する時代になるでしょう。