パワポを開く前にやるべきこと。伝わる資料の第一歩

この記事のポイント

• 資料作成はパワーポイントから始めるのではなく、目的やストーリーの整理が第一歩
• 手書きスケッチやマインドマップを使って全体を可視化するのも効果的
• 相手が行動したくなる資料を目指し、具体的な行動につながる言葉を盛り込む

過去の自分に教えたい「資料の本質」

私は以前、資料作成を頼まれるたびに、すぐにパワーポイントを開いていました。デザインには気を配り見た目は良い資料を作っているというつもりでした。ただ、「で、結局何をすれば良いの？」と聞かれることもあり、伝わらない資料にがっかりしたこともあります。

この経験から感じるのは、資料は美しい飾りではなく、相手を動かすためのツールであるべきということです。

ストーリーから始める：目的と流れを紙に書く

資料作成の第一歩として、私が実践しているのは「いきなりパワーポイントを開かない」ということです。過去の資料を修正すればすぐにできるものであれば別ですが、新しいコンセプトや考え方を盛り込む必要があるときには、コピー用紙などに、資料の目的やストーリーを落書きします。

この時意識するのは、

• 誰に向けた資料か（上司、顧客、チームメンバー）
• 何を伝えたいか（提案、報告、問題提起など）
• どう行動してほしいか（決裁、実行、協力など）

これをキーワードとして書き出した上で、スライド何枚にどのようなポイントを記載するべきかを考えます。パワーポイントのスケルトンを用いる方法もありますが、手書きのほうがアイデアが出るような気がします。これは人によって違うのかもしれません。

これらの整理をスライドごとにラフに書き出していくと、資料の骨組みが明確になります。スライドごとに仮でタイトルをつけるのもいいでしょう。

マインドマップで全体を俯瞰する：情報の整理と構成に便利

手書きに加えて、マインドマップもよく使います。これは、中心にテーマを置き、そこから関連情報を枝上に展開する方法です。たとえば「新サービス提案」の周囲に、「背景」「市場動向」「顧客ニーズ」「提案内容」「実行プラン」という要素を記して、それらを深掘りしていきます。コツは文章よりもキーワードを抽出することを念頭に、ストーリーの基礎となる考えをまず見える化することです。

マインドマップを使うと情報の網羅性が高まり、構成を立体的に考えられます。マインドマップは手書きでもツールを使っても作成することができます。マインドマップツールの中にはプレゼン資料の作成までできるものもあるみたいなので、チェックしてみてください。

相手を動かすためのキーワードを入れる：行動を引き出す

構成が良くても、相手がその資料を見ることによって何をすればわからなければ、資料の意味もなくなります。そこで、資料の中に具体的な行動を表すキーワードを入れるようにしています。例えば以下のようなものです

• 判断のお願い
• 何をなんだするか。Yes、Noか、選択するのか
• 決定のための期間
• 誰を選定するか
• 誰が何をするのか
• 具体的な取り決め方法、基準
• 超えるべきハードル

具体的な指示や依頼があると、読み手が何をすれば良いのか明確になりますし、論点としてブレが少なくなります。単なる報告資料ではなく、アクションを引き出す資料になるためには重要なポイントだと思います。

まとめ

資料作成で重要なのか「相手に何をしてもらいたいのか」を伝えることだと思います。それに向けた目的と結果のストーリー構成と表現を考えることが大切です。見た目の綺麗さは重要ではありますが、それよりも優先するべきは、相手の理解と行動だと思います。

パワーポイントに取り掛かる前に、紙にストーリーを書き整理する。マインドマップを用いる方法などはおすすめだと思います。